Soyez prêt pour l'audit toute l'année
Audit initial, audit de surveillance, renouvellement : Livia surveille les 33 indicateurs du RNQ en continu et garde vos justificatifs classés, horodatés et prêts à montrer.
Trois semaines de panique avant chaque audit.
Initial, surveillance, renouvellement : chaque échéance Qualiopi déclenche la même course aux justificatifs. Ça devrait rester l'exception.
La course aux justificatifs en fin de cycle
Relire des centaines de CV, chasser les supports manquants, relancer les formateurs qui n'ont pas rempli les questionnaires de satisfaction. Trois semaines de travail administratif pour la coordination.
Le trou dans la documentation trois jours avant l'audit
Une convention non signée, un CV qui ne couvre pas le bloc RNCP, un questionnaire oublié. Deux non-conformités majeures suffisent à bloquer la certification.
Aucune visibilité sur ce qui manque
33 indicateurs, 7 critères, des dizaines d'intervenants et de modules. Impossible de suivre l'état de conformité au fil de l'eau sur un tableau Excel.
Tous les 14 à 22 mois, ça recommence
L'audit de surveillance revient vite. Entre deux, chaque intervenant recruté et chaque module ajouté ouvrent un nouveau risque de non-conformité silencieuse.
Livia prépare l'audit en continu, au fil de vos fichiers.
Livia connaît les 7 critères et leurs 33 indicateurs. Elle classe chaque preuve produite dans votre cloud, la date et la relie à l'indicateur concerné.
- Les 33 indicateurs du RNQ surveillés en continu
- CV et bloc RNCP rapprochés par Livia (indicateur 21)
- Supports déposés avant chaque module (indicateur 4)
- Questionnaires de satisfaction relancés (indicateur 30)
- Un dossier prêt pour l'auditeur chaque jour
- L'audit passe d'une épreuve à une formalité
Comment Livia s'y prend
Connexion à votre environnement numérique
Deux minutes de connexion OAuth vers votre cloud d'entreprise (Google Workspace, Microsoft 365 ou équivalent). Vos fichiers restent chez vous, Livia y accède sans les copier. Rien à installer, aucune migration.
Scan initial des 33 indicateurs
Livia lit votre arborescence, vos emails, vos conventions, vos CV. Elle produit une première carte de conformité : ce qui est documenté, ce qui manque, ce qui est à risque.
Alertes continues au fil de l'eau
Un intervenant arrive sans CV, un support manque à 48 h du module, un questionnaire dort depuis 15 jours : l'alerte et la correction proposée arrivent dans l'espace « À valider » et attendent votre feu vert.
Export audit avant le rendez-vous
Une semaine avant l'audit, Livia produit un export structuré par indicateur : preuves, dates, responsables, historique. Vous arrivez préparé et l'auditeur avance vite.
Pour aller plus loin sur la conformité
Audit de conformité Qualiopi
Diagnostic automatique des 7 critères avec alertes avant non-conformité et synthèse pour la direction.
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Collecte de preuves Qualiopi
Scan hebdomadaire, classification par indicateur, rapport de complétude en continu.
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Satisfaction et amélioration continue
Relance automatique des questionnaires, détection des réclamations, registre CAPA à jour.
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Les 7 critères, les 33 indicateurs, les documents à rassembler, les erreurs qui coûtent la certification.
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Les questions que se posent les organismes de formation avant de démarrer.
Livia couvre-t-elle les 33 indicateurs du RNQ ?
Oui. Livia lit le référentiel RNQ dans son intégralité (7 critères, 33 indicateurs) et rattache chaque preuve produite à l'indicateur concerné : CV, convention, support pédagogique, questionnaire de satisfaction, échange d'email, fiche d'émargement. Elle surveille en continu les indicateurs les plus sensibles (21, 4, 30, 31) et audite les autres en routine.
À partir de quand faut-il commencer à préparer un audit ?
Le consensus métier est de 6 mois avant pour un audit initial et 3 mois avant pour un audit de surveillance. Avec Livia, la préparation se fait au fil de l'année. Vous pouvez déclencher un export prêt pour l'auditeur à n'importe quel moment, et cibler un balayage 2 semaines avant la date.
Qu'est-ce qui change entre un audit de surveillance et un audit initial ?
L'audit de surveillance intervient entre 14 et 22 mois après la certification initiale. L'auditeur cible les indicateurs à risque identifiés lors du premier audit, plus les indicateurs sensibles (qualification des intervenants, satisfaction, réclamations). Livia adapte son rapport au type d'audit à venir.
Comment Livia traite-t-elle l'indicateur 21 (qualification des intervenants) ?
Pour chaque intervenant, Livia récupère le CV stocké dans votre Google Drive ou OneDrive, extrait les compétences, et les compare bloc par bloc au référentiel RNCP du module enseigné. Elle produit un score de matching avec justificatif. Si une compétence manque ou reste mal prouvée, elle vous propose une action (demander un complément d'attestation, reclasser l'intervenant). Elle attend votre validation avant d'agir.
Que faire si un écart apparaît trois jours avant l'audit ?
Avec Livia, ce scénario se produit rarement, les alertes arrivent bien avant. Si vous découvrez un écart tard, Livia vous propose un plan d'action priorisé : documents à demander en urgence, emails à envoyer (avec brouillons pré-rédigés), CV à compléter. Chaque action reste sous votre validation.
Est-ce que Livia remplace notre responsable qualité ?
Non, elle lui rend du temps. Livia prend en charge le travail répétitif (collecte, vérification CV/RNCP, relances) pour que votre équipe se concentre sur la stratégie pédagogique et les décisions qui demandent un jugement humain.
Préparez votre prochain audit dès maintenant.
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